Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/6/2025 đã chính thức thay đổi cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót. Điểm đột phá đáng chú ý là việc bỏ thủ tục hủy hóa đơn sai, đồng thời quy định rõ ràng các phương án điều chỉnh phù hợp với từng loại sai sót, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các thủ tục rườm rà.
1. Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi chưa gửi cho người mua
Trước đây, nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi đến người mua và phát hiện sai sót, doanh nghiệp buộc phải lập thủ tục hủy và phát hành lại. Tuy nhiên, theo Nghị định mới, quy trình này không còn bắt buộc. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể trực tiếp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy tình huống.
Việc loại bỏ thủ tục hủy hóa đơn được đánh giá là bước cải cách quan trọng, nhằm giảm tải cho doanh nghiệp, nhất là trong các ngành có số lượng giao dịch lớn như bán lẻ, logistics, thương mại điện tử…
2. Xử lý sai sót: Linh hoạt tùy theo nội dung sai
Nghị định 70/2025 phân loại rõ các tình huống sai sót và quy định cách xử lý tương ứng:
- Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)
+ Không cần lập lại hóa đơn mới.
+ Chỉ cần thông báo bằng văn bản cho người mua.
+ Gửi mẫu thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) cho cơ quan thuế.
- Trường hợp 2: Sai nội dung quan trọng như mã số thuế, thuế suất, tiền hàng, mô tả...
+ Doanh nghiệp có thể chọn
+ Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu giữ nguyên số hóa đơn ban đầu), hoặc
+ Lập hóa đơn thay thế (với số hóa đơn mới, ghi rõ là thay thế cho hóa đơn số bao nhiêu).
Trong cả hai trường hợp, cần có sự thống nhất với bên mua trước khi xử lý.
3. Lập hóa đơn điều chỉnh một lần cho nhiều sai sót
Nghị định mới cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh chung cho nhiều hóa đơn sai cùng thời điểm và cùng đối tượng mua hàng. Điều kiện là nội dung sai giống nhau và được tổng hợp kèm bảng kê chi tiết (theo mẫu quy định). Điều này rất hữu ích cho doanh nghiệp phát hiện sai hàng loạt trong một kỳ.
4. Yêu cầu thỏa thuận hoặc thông báo trước khi điều chỉnh
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót, doanh nghiệp cần:
- Thỏa thuận bằng văn bản với người mua (nếu là tổ chức, doanh nghiệp);
- Thông báo đơn giản với cá nhân mua hàng (qua email, tin nhắn, hoặc hình thức phù hợp khác).
Điều này đảm bảo tính minh bạch, hạn chế tranh chấp, đặc biệt trong các tình huống phát sinh về thuế hoặc hoàn thuế.
5. Tối ưu quy trình kế toán – thuế trong doanh nghiệp
Với việc thay đổi phương thức xử lý hóa đơn, các doanh nghiệp được khuyến khích:
- Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng điều chỉnh – thay thế – thông báo sai sót tự động;
- Rà soát lại quy trình nội bộ để đảm bảo xử lý nhanh gọn và đúng luật;
- Đào tạo kế toán, nhân viên kinh doanh về các trường hợp sai sót thường gặp và cách xử lý theo quy định mới.
