Hộ kinh doanh cần lấy và lưu hóa đơn đầu vào khi mua hàng từ người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn. Việc hộ không khấu trừ thuế GTGT đầu vào không có nghĩa là được bỏ chứng từ mua hàng. Nếu tính thuế TNCN theo thu nhập, hóa đơn và chứng từ còn là căn cứ xét chi phí được trừ. Với giao dịch được phép dùng bảng kê, cần đúng đối tượng và đủ hồ sơ; bảng kê không thay thế mọi hóa đơn.

Rà soát ngày . Hướng dẫn cho hoạt động kinh doanh thông thường của hộ/cá nhân cư trú; giao dịch đặc thù cần đối chiếu điều khoản riêng.

Hóa đơn đầu vào cho hộ kinh doanh 2026

1. Hóa đơn đầu vào khác hóa đơn đầu ra thế nào?

Đầu vào là hóa đơn người bán lập cho hộ khi hộ mua hàng hóa, nguyên liệu hoặc dịch vụ. Đầu ra là hóa đơn hộ lập cho khách khi bán hàng. Một giao dịch mua có thể đi kèm hợp đồng, phiếu giao hàng và chứng từ thanh toán, nhưng các giấy tờ này không mặc nhiên thay được hóa đơn phải lập.

Hộ có thể nhận hóa đơn GTGT từ doanh nghiệp bán hàng, dù khi bán ra hộ dùng hóa đơn bán hàng theo phương pháp thuế trực tiếp. Cần phân biệt loại hóa đơn (GTGT, bán hàng) với hình thức (điện tử): hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với hóa đơn GTGT.

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán thuộc diện phải lập hóa đơn có trách nhiệm lập và giao hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Không tự áp dụng quan niệm cũ “đơn nhỏ thì không cần hóa đơn” cho mọi giao dịch. Xem Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2. Hóa đơn đầu vào có làm giảm thuế của hộ không?

Từ 01/01/2026 không còn áp dụng phương pháp khoán thuế cho hộ/cá nhân kinh doanh. Hãy xác định riêng cách tính GTGT và TNCN, không dùng một kết luận chung cho tất cả hộ trên 1 tỷ đồng.

Thuế GTGT: không khấu trừ đầu vào khi tính trực tiếp trên doanh thu

Theo Điều 3 Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu GTGT; trên ngưỡng này áp dụng phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ trên doanh thu. Theo phương pháp đó, hộ không lấy số GTGT trên hóa đơn mua vào để trừ vào số GTGT phải nộp.

Thuế TNCN: chứng từ chi phí có vai trò khác nhau theo phương pháp

  • Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống: không phải nộp TNCN từ hoạt động kinh doanh theo ngưỡng hiện hành. Vẫn theo dõi doanh thu, lưu hồ sơ mua bán và thực hiện nghĩa vụ khác nếu phát sinh.
  • Tính TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu: không trừ từng khoản mua hàng khỏi doanh thu để tính thuế theo cách của phương pháp thu nhập. Chứng từ vẫn phục vụ kiểm soát hàng, đối chiếu và giải trình.
  • Tính TNCN theo thu nhập tính thuế: chi phí chỉ được trừ khi đáp ứng điều kiện. Không phải cứ chi tiền hoặc có một tờ hóa đơn là được trừ toàn bộ.

Đối với hoạt động kinh doanh thông thường, nhóm doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng được chọn cách tính TNCN theo doanh thu hoặc thu nhập. Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã sửa đổi, nhóm trên 3 tỷ đồng thuộc phương pháp thu nhập; riêng hộ đang tính theo doanh thu mà hết năm mới xác định vượt 3 tỷ đồng thì chuyển từ năm tiếp theo. Phương pháp thu nhập được thực hiện ổn định 2 năm liên tục kể từ năm đầu áp dụng. Đối chiếu bản hợp nhất 25/2026/VBHN-NĐ-BTC.

Điều kiện chi phí cần chú ý: khoản chi thực tế liên quan hoạt động kinh doanh, đủ hóa đơn/chứng từ theo quy định và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên theo pháp luật về GTGT. Đây là điều kiện xét chi phí của phương pháp thu nhập, không phải ngưỡng quyết định mọi giao dịch có cần hóa đơn hay không. Căn cứ: Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã sửa đổi.

Ví dụ: hộ mua lô hàng từ công ty phân phối để bán lại, thanh toán một lần 8 triệu đồng. Nếu tính TNCN theo doanh thu, hộ không tự trừ 8 triệu đồng khỏi cơ sở tính thuế theo phương pháp thu nhập. Nếu áp dụng phương pháp thu nhập, hộ cần kiểm tra hóa đơn, mục đích kinh doanh và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để xét khoản chi; hóa đơn riêng lẻ chưa đủ kết luận.

3. Hồ sơ đầu vào cần lưu theo từng trường hợp

Mua từ doanh nghiệp hoặc hộ có nghĩa vụ lập hóa đơn

Yêu cầu người bán lập đúng hóa đơn, kiểm tra tên hàng, số lượng, giá trị và thông tin người mua theo quy định. Lưu hóa đơn cùng đơn đặt hàng/hợp đồng, giao nhận, thanh toán và ghi nhận nhập kho nếu có. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp cũng là hóa đơn; không chỉ hóa đơn GTGT mới có giá trị hồ sơ.

Mua từ người bán thuộc trường hợp được lập bảng kê

Thông tư 152/2025/TT-BTC có hướng dẫn bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống chứng từ của hộ tính TNCN trên thu nhập. Trước khi lập, xác định giao dịch và người bán có thuộc trường hợp pháp luật cho phép hay không. Việc người bán nói “không có hóa đơn” chưa đủ làm căn cứ.

Ví dụ thu mua nông sản từ người trực tiếp sản xuất: cần xác minh đúng người bán, loại hàng và điều kiện áp dụng, lập bảng kê theo mẫu tương ứng, giữ chứng từ giao nhận và thanh toán. Khoản 1 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng thuộc diện lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế TNDN, nhưng loại trừ người bán đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Không áp dụng máy móc ví dụ này cho hàng mua lại từ thương lái. Bảng kê không biến hàng không rõ nguồn gốc thành hàng hợp pháp.

Mua hàng cũ hoặc tài sản phải đăng ký

Lưu hồ sơ giao dịch và giấy tờ về tài sản phù hợp từng loại; kiểm tra riêng nghĩa vụ hóa đơn và thủ tục chuyển quyền. Không suy từ doanh thu thấp rằng mọi người bán đều được miễn hóa đơn. Điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có trường hợp riêng đối với hộ/cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

4. Đã mua hàng nhưng thiếu hóa đơn: xử lý từ đâu?

  1. Đối chiếu giao dịch thật: tập hợp đơn hàng, thông tin người bán, giao nhận, thanh toán và ngày mua.
  2. Liên hệ người bán: yêu cầu giao hóa đơn còn thiếu hoặc xử lý sai sót theo quy định. Không tự sửa dữ liệu hóa đơn.
  3. Xác định có thuộc trường hợp bảng kê: dùng đúng mẫu và điều kiện; không dùng bảng kê để thay nghĩa vụ lập hóa đơn của nhà cung cấp.
  4. Tách khoản chưa đủ căn cứ: đánh dấu hồ sơ cần bổ sung trước khi xác định chi phí được trừ. Với hàng tồn kho hoặc giao dịch cũ, kiểm tra quy định chuyển tiếp theo kỳ phát sinh.
  5. Xin hướng dẫn theo hồ sơ: đưa giao dịch cụ thể cho người làm kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý nếu chưa xác định được cách xử lý. Không mua, mượn hóa đơn hay lập chứng từ cho giao dịch không có thật.

5. Checklist lưu hóa đơn và chứng từ dễ tìm lại

Có thể tổ chức một thư mục theo tháng, bên trong chia “Mua vào”, “Bán ra”, “Thanh toán”, “Kho” và “Kê khai”. Đây là gợi ý quản lý, không phải một mẫu hồ sơ bắt buộc.

  • Lưu dữ liệu hóa đơn điện tử nhận từ người bán (chẳng hạn tệp XML), kèm bản thể hiện để đọc thuận tiện; đừng chỉ giữ ảnh chụp hoặc đường dẫn có thể hết truy cập.
  • Đặt mã giao dịch chung để ghép hóa đơn với chứng từ thanh toán, giao nhận và nhập kho.
  • Kiểm tra thông tin hóa đơn bằng kênh tra cứu của cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp; lưu cả hồ sơ điều chỉnh/thay thế nếu phát sinh.
  • Sao lưu tại nơi có kiểm soát quyền truy cập và thử mở lại tệp định kỳ.
  • Cuối kỳ đối chiếu mua vào, bán ra, tồn kho, thanh toán và sổ kế toán; tách riêng hồ sơ đang thiếu.

Lưu bao lâu? Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định tài liệu kế toán của hộ/cá nhân kinh doanh lưu tối thiểu 5 năm; riêng thời hạn lưu hóa đơn theo pháp luật về thuế. Vì vậy không dùng mốc 5 năm như thời hạn chung để xóa tất cả hóa đơn. Hóa đơn điện tử cần được bảo quản đầy đủ, an toàn và truy xuất được trong thời hạn áp dụng.

6. Chuẩn bị hóa đơn bán ra cùng hồ sơ mua vào

Nhận được hóa đơn đầu vào không thay cho việc đăng ký và lập hóa đơn đầu ra của hộ. Từ 01/07/2026 cần đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP về đối tượng, loại hóa đơn và trường hợp không phải sử dụng; không chỉ dùng hướng dẫn cũ của Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc 70/2025/NĐ-CP.

Khi chuẩn bị dịch vụ, hãy xác định hoạt động bán hàng, doanh thu, số điểm bán và nhu cầu máy tính tiền trước. Xem thông tin dịch vụ hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh; nếu cần đối chiếu thêm giải pháp, tham khảo chuyên trang hóa đơn điện tử. Giá và điều kiện sử dụng cần xác nhận theo gói tại thời điểm đăng ký.

Nguồn chính thức và kỳ áp dụng

  • Nghị quyết 198/2025/QH15, khoản 6 Điều 10: ngừng phương pháp khoán thuế từ 01/01/2026.
  • Bản hợp nhất 25/2026/VBHN-NĐ-BTC của Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP: đối chiếu ngưỡng 1 tỷ và điều kiện chi phí theo bản đã sửa; ngưỡng sửa đổi áp dụng từ 01/01/2026.
  • Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026: quy định hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử; Điều 43 quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực.
  • Thông tư 152/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC: sổ kế toán, chứng từ và lưu trữ theo từng nhóm hộ.

Hồ sơ của kỳ trước cần đối chiếu văn bản áp dụng cho kỳ đó và quy định chuyển tiếp. Bài hướng dẫn giúp sắp xếp hồ sơ; việc chấp nhận chi phí hoặc xử lý một giao dịch cụ thể phụ thuộc chứng từ thực tế và quy định tương ứng.