Theo những thay đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử sẽ có một số điều chỉnh quan trọng. Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vi phạm khi lập hóa đơn sau ngày 1/7/2025:
1. Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới được khấu trừ
Chính phủ đã ban hành Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (VAT) từ ngày 01/07/2025.
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT.
Như vậy, ngoài các trường hợp đặc thù quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP) thì các trường hợp hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.
2. Không cần hủy hóa đơn nếu phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua
Kể từ ngày 01/7/2025, nếu hóa đơn điện tử được tạo ra nhưng chưa gửi đi và bị phát hiện có lỗi, người bán không còn bắt buộc phải hủy hóa đơn đó như trước đây. Thay vào đó, họ có thể lựa chọn giữa việc thay thế hoặc điều chỉnh thông tin tùy theo tính chất sai sót.
3. Cần sự đồng thuận từ người mua khi điều chỉnh
Khi phát hiện hóa đơn đã gửi bị sai, người bán cần phải thống nhất bằng văn bản với người mua (nếu bên mua là doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh) trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Trong trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh, chỉ cần thông báo bằng hình thức phù hợp, chẳng hạn như email hoặc tin nhắn.
4. Một hóa đơn điều chỉnh có thể áp dụng cho nhiều hóa đơn sai
Nếu có nhiều hóa đơn bị lỗi giống nhau, được phát hành cho cùng một người mua trong cùng kỳ, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh chung, đi kèm với bảng kê liệt kê cụ thể các hóa đơn bị ảnh hưởng.
5. Tùy mức độ sai mà xử lý khác nhau
- Nếu hóa đơn chỉ bị sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng vẫn đúng mã số thuế, thì không cần lập hóa đơn điều chỉnh — chỉ cần thông báo để hai bên ghi nhận.
- Nếu lỗi liên quan đến nội dung quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc mô tả hàng hóa, thì bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
6. Thời điểm lập hóa đơn được quy định rõ ràng hơn
- Với hàng hóa: hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng, dù đã nhận tiền hay chưa.
- Với dịch vụ: lập hóa đơn khi hoàn tất việc cung cấp. Nếu thu tiền trước thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc).
- Với hàng xuất khẩu: lập hóa đơn muộn nhất là vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng được thông quan.
